Каково это - быть организатором городских бизнес-мероприятий?

Каково это - быть организатором городских бизнес-мероприятий?

Как бы я охарактеризовала деятельность? Сложно, сложно, сложно, сложно...

Когда в год компания проводит 2 больших события стабильно, ты погружаешься сначала в одно, затем выплываешь и следом погружаешься в другое.
Можно сравнить с процессом плавания. Пловец делает вдох, ныряет под воду, выныривает и делает снова вдох и снова погружается под воду. И так до тех пор, пока не закончится заплыв... В организации все практически также. Ты проживаешь, этот ритм до тех пор, пока можешь... или не можешь. И когда твой вдох, кажется тебе последним... ты снова поднимаешься из глубины...

5 крупнейших городских бизнес-мероприятий Хабаровска за последние 2 года. Аудитория 250-300-350 предпринимателей, маркетологов и продажников. Спикеры - лидеры российского интернет-пространства.

Зачем интернет-агентству "Адвантика" каждые полгода проводить такие события?

Сфера интернет-маркетинга до сих пор остается одной из сложнейших и динамично развивающихся в России.
Основная задача
– помочь участникам понять, как работает эта "система", какими безграничными возможностями обладает интернет и тем, как правильно его начать использовать в своих целях и для своего бизнеса.

Но в этой статье, мы поговорим не о самом процессе, а о подводных камнях и том, что вас ожидает, если вы event-менеджер. Если у вас возникают вопросы - пишите на pr@advantika.ru

Начнем, пожалуй, с принятия решения о проведении.

В компании с 2011 года существует свой проект - Дальневосточная конференция по интернет-маркетингу (ДВИК). Проводится в сентябре каждого года. Другие - приглашения от партнеров, например компании 1С-Битрикс. Решение принимается руководством, в зависимости от ситуации на рынке и формата мероприятия.

Следующий этап - осознание.

Вы точно решили - событию БЫТЬ!

Теперь осталось "дело за малым" - организовать и провести его.

Сядьте и осознайте, что ближайшие 3 месяца вам некогда будет разговаривать с семьей, встречаться с друзьями, готовить обеды и ужины, про завтраки я уже молчу. Примите это к сведению, когда захотите связать свою жизнь с event-маркетингом.

Когда берешь на себя ответственность перед таким количеством людей, любой промах в твоей работе будет рассмотрен под микроскопом, проанализирован ("уже хорошо, если так"), высмеян, выставлен в негативном свете и опубликован в интернете ("чтобы неповадно было").

В общем - осознайте для себя, что вы полностью морально и физически готовы к этому заплыву...

И двигайтесь вперед… вдох-нырок-выдох...

За осознанием придет смирение.

Пора двигаться дальше. Начинайте творить.

Именно на этом этапе ваш мозг готов генерировать идеи, как все решить. В этот момент не отказывайтесь от того, что вам предлагает ваша голова. В любой самой бредовой идее скрыты безграничные возможности.

Помните, что важно не просто придумывать "идейки", но и прогнозировать, подойдет ли по формату, анализировать по своей аудитории. Иногда полезно спрашивать у участников напрямую, что им будет интересно. Как мы сделали в 2018 году.

Смирились и начали работу? Отлично, продолжаем в том же духе.

Чем больше в вашей голове проигранных вариантов, тем легче будет пытаться предугадать конечный результат и, быстро реагируя, спасти ситуацию.

Что вы знаете о форс-мажорах?

На готовности быстро реагировать и решать возникающие проблемы, строится вся работа. Самый частый "форс-мажорный" случай на бизнес-мероприятии: отказ спикера от выступления в последний момент. И это не от того, что они безответственные. Просто наши спикеры в основном - действующие сотрудники компаний российского и международного уровня, предприниматели и собственники бизнеса, у них все может измениться просто за минуту. Мы должны быть к такому готовы.

Знаете, как решить?

Иметь "запасной лист". Список людей и компаний, готовых быстро заменить отказника. И в случае возникновения такой ситуации, у вас есть решение.

Как получить компанию в лист "запасных"?

Когда вы приглашаете спикеров, делайте больше ваш лист приглашенных, собирайте т.н. "протоколы о намерениях" от заинтересованных компаний. После того, как "основной" состав вашего cast'а собран, сообщите остальным, что они попали в лист ожидания, и если ситуация изменится, то вы обязательно с ними свяжетесь. В таких случаях лучше сразу уточнять, как быстро они смогут среагировать и подготовить материал для выступления.

Не бойтесь говорить правду. Бывает так, что все меняется за день. У нас так было несколько раз и чтобы избежать проблем, мы пользовались списком "запасных". Спасало.

Следующая волна – участие.

Вы думаете, что вам необходимо все держать под контролем. Каждый шаг своей команды вы воспринимаете близко к сердцу и переживаете, если что-то идет не так, как расписано в вашей голове. Идеальная картинка рушится. Что делать?

НИ-ЧЕ-ГО. Абсолютно.

Остановитесь и передохните. Это в вашей голове картинка идеальна именно в таком виде. В реальности все может быть совершенно иначе. Прислушайтесь к тому, что вам говорят вокруг. Если говорят, что все хорошо, значит, так оно и есть. А вы просто устали и вам нужно поспать. Желательно суток двое-трое.

И помните, руководствуясь только тем, что у вас в голове невозможно далеко продвинуться. Здесь вам помогут – опыт и анализ действий.

Удачи в ваших начинаниях!


Теги:

Похожие статьи